El enfoque de Nueva Zelandia es un buen punto de comienzo. La isla-nación cambió su enfoque hacia las adquisiciones luego de una crisis fiscal en las décadas de 1970 y 1980. Con aproximadamente la misma población de Puerto Rico, Nueva Zelandia había alcanzado el punto en que sus gastos eran mayores que los ingresos que llegaban al fisco. En respuesta a esta situación, Nueva Zelandia legisló reformas macroeconómicas sólidas y cambios en su enfoque de gobierno. Cuando se trataba de las compras del gobierno, Nueva Zelandia abandonó el enfoque del costo más bajo, profundamente instituido, a favor de una política basada en el mayor valor por cada dólar. “El principio del valor por el dinero al procurar bienes y servicios no necesariamente significa elegir el precio más bajo, sino el mejor resultado posible por el costo total de propiedad (TCO)”, según indica el manual Adquisiciones en agencias gubernamentales, actualizado recientemente.
A pesar de que tomaron varios años, estas reformas y cambios convirtieron la economía de Nueva Zelandia en una de las más dinámicas en el mundo. Nueva Zelandia tiene hoy día una tasa de crecimiento en su producto nacional bruto (PNB) de 3.0; más alto que el de Estados Unidos, cuyo crecimiento es de 2.40, y que Alemania, que tiene una tasa de crecimiento de 1.60.
Entonces, ¿cuál es la definición de TCO de acuerdo a Nueva Zelandia? El gobierno del país dice que los oficiales tienen que ir más allá del precio cuando toman decisiones de compra. Tienen que considerar los costos únicos, como los de equipo; los costos recurrentes, como los cargos mensuales directos e indirectos por servicio; los ahorros en costos, como los salarios por hora que se ahorran con implementaciones rápidas y mejoras en los procesos; los costos especiales anticipados, como la necesidad de electricidad para que el equipo funcione y adiciones a la solución para apoyar el crecimiento; el valor del mantenimiento preventivo por parte del licitador, y el costo de servicios de reparación. (Ver el Apéndice B para más detalles de cómo se calcula el TCO).
Una forma que ilustra esto aparece en el manual de compras de Nueva Zelandia:
Costos iniciales + costos recurrentes – ahorros generados – ingresos generados + costos especiales anticipados (servicio, pérdida de productividad, períodos fuera de servicio, tiempo de involucración del personal para asegurar funcionamiento).
De acuerdo con la filosofía de Nueva Zelandia, el gobierno debe ir más allá del precio o del TCO y tener un enfoque estratégico para planificar las adquisiciones tecnológicas. “El primer paso es estar consciente de los criterios variados a evaluar más allá del costo. Como explica el manual de adquisiciones de Nueva Zelandia publicado en el 2013, “la clave aquí es reconocer que cada compra tiene un propósito hacia mejorar el servicio al público y asegurar que la decisión final ha considerado cuál solución hace el mejor trabajo”. Este enfoque holístico que considera precio y efectividad es parte de lo que ayudó al gobierno a mover la economía hacia delante.
Con estos cambios ya implementados, en última instancia el sistema de adquisiciones de Nueva Zelandia evolucionó a ser uno en el que encontrar la mejor solución, incorporando pero no decidiendo por precio, es la consideración fundamental. Para facilitar a los oficiales gubernamentales el encontrar la mejor solución, Nueva Zelandia ofrece unas recomendaciones detalladas de cómo adquirir tecnología. Específicamente, la organización debe:
- Entender las metas generales de la entidad que conduce el proceso de adquisición.
- Identificar los obstáculos principales en el camino, así como las perspectivas de las personas claves en la organización. Una vez se determinan estos factores, los oficiales gubernamentales deben determinar cuáles problemas la solución nueva debe resolver y cuáles están fuera del alcance directo, pero que pudiesen añadir valor.
- Establecer un presupuesto, incluso si es más bajo que el actual.
- Invitar a los proveedores a la organización para que hagan todas las preguntas posibles e investiguen tanto como necesiten. Construir una relación colaborativa, sin confrontación, con los proveedores. Así se ayuda a los proveedores a innovar. La lógica es que mientras más sepan acerca de la situación y los obstáculos, mejores serán las soluciones que propongan.
- Solicitar a los suplidores de tecnología potenciales que presenten soluciones que resuelvan tantos problemas como sea posible, dentro del presupuesto.
Finalmente, los oficiales deben seleccionar los licitadores ganadores. Deben “asegurarse de que el mejor suplidor es seleccionado por las razones correctas y en un precio que representa valor por dinero a través de la vida del contrato”, de acuerdo con las guías del gobierno. Este enfoque dirige a las organizaciones a construir y utilizar una matriz de selección que bosqueja todos los criterios importantes. Bajo esta matriz, los oficiales de gobierno deben:
- Excluir el precio de la matriz hasta el final del proceso de evaluación. Temprano en el proceso, debe incluir una sección que explique cómo cada solución avanza las metas organizacionales.
- Evaluar cuántos problemas resuelve la solución y la magnitud de los mismos.
- Asegurar que hay suficiente información para calcular el TCO, tomando en cuenta la fórmula y los criterios antes mencionados.
- Evaluar la habilidad del suplidor para cumplir con sus promesas a tiempo y dentro del presupuesto, y requerir tres referencias de implementaciones similares. Los evaluadores deben atender las capacidades de los suplidores en sus recomendaciones.
- Mirar el tamaño, estructura, número de empleados, incluyendo técnicos y gerentes de proyecto que tiene cada suplidor. Además, fijarse en la estructura del proveedor.
- Considerar la capacidad de apoyo de los suplidores y su habilidad para manejar reparaciones, así como su disponibilidad 24/7 y su tiempo de respuesta.
- Evaluar la habilidad e intención del suplidor para adaptar o modificar los servicios y soluciones a la medida de las necesidades de la agencia.
- Evaluar la agilidad y flexibilidad de los suplidores cuando se trata de entregar un servicio o resolver problemas.
En última instancia, los suplidores deben clasificarse de acuerdo a los criterios amplios incluidos en la matriz, utilizando varios métodos para reflejar las prioridades internas. Por ejemplo, a cada criterio se le otorga una prioridad de entre uno y tres, y luego se clasifica cada solución con una puntuación del uno al cinco por su calidad. Entonces, se puede priorizar y pesar la clasificación de esta forma y luego totalizar los resultados en una clasificación final en la que la solución con la puntuación más alta es la mejor. El precio es evaluado solo luego de que se calcula la puntuación y es solo un punto de partida en la conversación de valor. El TCO es lo que realmente influye en la decisión. La mejor solución balancea el TCO más bajo con la puntuación más alta en la matriz de valor. A largo plazo, este sistema ha resultado en adquisiciones más estratégicas que han mejorado la efectividad de cada organización, asegurando mayor valor por dólar y fortaleciendo la economía de Nueva Zelandia.
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